Im Rahmen der Wohnungseigentumsverwaltung erfüllen wir für Sie folgende Aufgaben:

Buchführung

Einrichtung einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung über den Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes bzw. der jeweiligen Gemeinschaftsordnung.

Hierzu zählen im Einzelnen:

• Die Überwachung der pünktlichen Wohngeldzahlung gemäß Beschluss der Versammlung
• Die Einrichtung von differenzierten Einnahmekonten für Erträge
• Die Einrichtung von Ausgabekonten je Kostenart, auf Wunsch mit oder ohne Ausweis der gesetzlichen Mehrwertsteuer
• Die Einrichtung von Rückstellungskonten (Instandhaltungsrücklage) einschließlich der beschlossenen Anlage der Rückstellungen
• Die Einrichtung und Führung von Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft einschließlich der Berechnung und Abführung der Lohnsteuer und Sozialabgaben durch ein geeignetes Steuerberaterbüro (extern)
• Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärme- und/oder Wasserverbrauches, nebst Meldung der Gesamtheizkosten und/oder Wasserverbrauchsstände an das von der Gemeinschaft beauftragte Service-Unternehmen
• Einbuchung der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sondereigentum in die Jahresabrechnung
• Erhebung, Mitteilung und Abwicklung von beschlossenen Sonderumlagen und/oder Wohngelderhöhungen

Jahresabrechnung

Erstellen einer pünktlichen jährlichen, sehr detaillierten Abrechnung über die Wohngeld-Einnahmen und -Ausgaben des Vertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sondereigentum.

Wirtschaftsplan

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) einschließlich Ausweis der Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sonder- bzw. Teileigentum.

Eigentümerversammlungen und Beschlüsse

Die Tagesordnung der Eigentümerversammlung wird in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat erstellt. Einladen und Durchführen einer Jahresversammlung einschließlich der dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten. Das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung wird bei uns allen Wohnungseigentümern in Kopie zugestellt. Die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse werden systematisch und zeitnah umgesetzt.

Verträge für die Gemeinschaft

Die Verwaltung wird die üblichen Gebäudeversicherungen gegen Feuer-, Leitungswasser-, Sturm-, Grundstückshaft- und Gewässerschadenhaftpflichtschäden abschließen, regelmäßig auf Angemessenheit und Wirtschaftlichkeit überprüfen und aufrechterhalten oder ggf. kündigen. Die Versicherungen werden möglichst zum gleitenden Neuwert einschließlich einer Zusatzversicherung bis zum Wiederinstandsetzungswert abgeschlossen.

Dienst- und Wartungsverträge

Zweckmäßige und notwendige Lieferanten- und Dienstleistungsverträge werden im Namen der Eigentümergemeinschaft abgeschlossen, regelmäßig überprüft und aufrechterhalten oder ggf. gekündigt. Die Vertragsleistungen der Lieferanten und Dienstleister der Eigentümergemeinschaft (Hausmeister, Reinigungsfirmen, Energieversorger etc.) werden überwacht und ggf. beraten. Durch unsere Rahmenverträge mit den Strom- und Gasversorgern können wir Rabatte von bis zu 30 % an die von uns verwalteten Wohnanlagen weitergeben.

Geldverwaltung

Einrichtung und Führung des auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkontos (Girokonto für laufende Ausgaben) sowie Festgeldkontos (für Instandsetzungsrücklagen).Rechnungskontrolle und -Anweisung: Rechnerische und sachliche Prüfung der Lieferanten-, Dienstleistungs- und Instandhaltungsrechnungen, Hauswart- und Müllabfuhr etc.

Begehung des Gemeinschaftseigentums

Zur Werterhaltung und um anbahnende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch kontinuierliche Begehung des Gesamtobjektes. Mindestens eine Begehung im ¼ Jahr mit dem Verwaltungsbeirat und ggf. weiteren Eigentümern, mit anschließender Erstellung eines Begehungsprotokolls als Grundlage für Entscheidungen über Handlungsbedarf.

Laufende Reparaturen 

..und Instandsetzungsmaßnahmen geringen Umfanges (Auftragsvolumen bis ca. 2.000,00 EURO) werden selbständig veranlasst, so wie Aufträge, um Gefahren abzuwehren.

Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen

Von der Gemeinschaft gewünschte Maßnahmen größeren Umfangs wird der Verwalter so vorbereiten, dass die Gemeinschaft die notwendigen Beschlüsse über die Durchführung der Maßnahmen einschließlich Finanzierung sachgemäß und rechtzeitig beschließen kann. Durch unser Know How sind wir in der Lage bei vielen Maßnahmen dieser Art auch ohne Architekt tätig zu sein. Im Einzelnen werden folgende Leistungen – ggf. unter Einbindung von Fachleuten (Statiker, Gutachter usw.) – erbracht, bzw. beauftragt (gegen gesondertes Honorar):

Beratung

… über kurz- und mittelfristigen Bedarf von Instandhaltung und Instandsetzung einschließlich Berechnung der dazu notwendigen Finanzmittel (Instandhaltungs- und Instandsetzungspläne)

Ausschreibungen

Erstellung von Ausschreibungen von routinemäßigen und großen Instandhaltungsmaßnahmen.

Kostenvoranschläge

Einholung von mehreren Kostenvoranschlägen.

Beratung zur Auftragsvergabe

Beratung bei der Auswahl der technischen Lösungen und Auftragsvergabe einschließlich Preisverhandlungen.

Auftragsvergabe

Nach Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat, Erstellen der schriftlichen Verträge in Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft und Erteilen der Aufträge.

Überwachung

Terminliche, rechnerische und sachliche Kontrolle bei Angeboten, Vergaben, Ausführungen, Schlussrechnungen

Bauverträge

Bauleitung und Überwachung einschließlich Aufmass und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.

Laufende Überprüfung

… der Ausführung, Mängelrügen erstellen, Gewährleistungsrechte geltend machen.

Abnahme

In Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat, Abnahme der Sach- und Werkleistung und der Schlussrechnung.

Sicherheitseinrichtungen

Veranlassung der Überwachung von Sicherheitseinrichtungen durch Fachleute an der Heizung, der Heizölbehälter, der zentralen Warmwasserversorgung, der Stromversorgungsanlage, den Feuerlöschern, des Aufzuges, usw. Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Handwerkern, dem TÜV und sonstigen Fachleuten.

Schlüsselbestellungen

Beschaffung von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen

Einleitung von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden etc. Bei Versicherungsschäden an Gemeinschaftseigentum Schadensmeldung an die Versicherung. Klärung der sachlichen Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum. Beratung der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung. Abrechnung mit der zuständigen Versicherung und den bestellten Handwerkern aus der Regulierung von Schäden am Gemeinschaftseigentum.

Unser Service ist nicht rechts- oder steuerlich beratend. Ggf. schalten wir eine erfahrene Anwaltskanzlei ein.